Assets-siden finder du fra forsiden i Prduct via menuen til venstre under Assets. Her arbejder du i en klassisk mappestruktur, hvor du kan organisere og sortere dine filer. Øverst ser du typisk pinned folders, som er fastgjorte mapper. Du kan fjerne dem ved at højreklikke og vælge Unpin folder.
Du kan også oprette dine egne mapper, hvilket klart anbefales – særligt hvis du arbejder med mange filer (fx certifikater, produktbilleder, dokumentation mv.). En god struktur tidligt i processen giver et markant bedre overblik, når mængden af filer vokser.
File actions
Når du højreklikker på en fil i Assets, får du adgang til en række funktioner:
Assign to document
Med Assign to document kan du knytte en fil til et valgfrit antal dokumenter på tværs af produkter, komponenter, leverandører, lokationer m.m.
Højreklik på filen og vælg Assign to document.
Brug filtrering eller søgning til at vælge de dokumenter, filen skal tilknyttes.
Klik Continue.
Vælg den relevante attribut – fx Certifications, når filen er et certifikat.
Vælg det specifikke certifikat, hvorefter filen direkte placeres.
Klik Confirm assignment for at massetildele filen til alle udvalgte dokumenter.
Det centrale er, at du tilknytter den samme fil på tværs af dokumenter på én gang.
Pair with attribute
Pair with attribute gør det muligt at knytte en fil til en bestemt attribut, så filen fremover foreslås automatisk, når denne attribut bruges.
Højreklik på filen og vælg Pair with attribute.
Vælg en attribut, der understøtter filer.
Når du senere arbejder på et dokument, hvor denne attribut indgår, markeres feltet med gult. Klikker du på markeringen, vises den parrede fil som forslag.
Replace with new file
Denne funktion udskifter den valgte fil med en ny fil fra din computer.
Systemet uploader den nye fil og erstatter den automatisk på alle dokumenter og attributter, hvor den gamle fil blev brugt.
Den gamle fil fjernes fra Assets.
Dette er primært hvis du har uploadet en forkert fil, som du vil erstatte og heller ikke gemme i Assets.
Replace with existing file
Denne funktion minder om Replace with new file, men i stedet for at uploade en ny fil, vælger du en fil, der allerede findes i dine Assets. Dette er primært hvis du har uploadet en forkert fil, som du vil erstatte og heller ikke gemme i Assets.
Replace usages
Replace usages fungerer som ovenstående – med én vigtig forskel:
Den gamle fil bliver ikke slettet fra Assets.
Kun brugen af filen bliver erstattet med en anden fil fra assets.
Brug denne funktion, hvis du vil bevare originalfilen, men bytte den ud hvor den anvendes.
Replacement history
Her kan du se en historik over alle tidligere filer, der er blevet erstattet af den nuværende. Det giver fuld sporbarhed, når filer skiftes ud over tid.