Surveys gør det nemt at gennemføre due diligence i din forsyningskæde. De kan også bruges som en opfølgende kontrol af dine leverandører og til at få indsigt i deres parathed i forhold til kommende regulering.
I denne guide gennemgår vi, hvordan du opretter og sender surveys til dine leverandører ved hjælp af Survey-modulet i Prduct.
Adgang til Survey-modulet
Fra forsiden af Prduct skal du navigere til fanen Surveys i menuen i venstre side.
Her åbnes survey-oversigten, hvor du kan se:
Active Surveys – surveys du selv har oprettet og administrerer
Received Surveys – surveys sendt til dig af andre
Paused Surveys – inaktive surveys
Oprettelse af en ny survey
Gå til fanen Active Surveys og klik på Add Survey(s) i øverste højre hjørne.
Giv din survey et navn og bekræft oprettelsen. Når surveyen er oprettet, vil den fremgå øverst på listen over Active Surveys med status Draft.
Klik på surveyen for at begynde at konfigurere den.
Forklaring af survey-statusser
Draft -Surveyen er endnu ikke aktiveret eller sendt til modtagere og kan stadig redigeres frit.
Active - Surveyen er blevet sendt til modtagerne. Den kan ikke længere redigeres direkte, men du kan oprette en ny version eller duplikere den for at genbruge spørgsmålene i en ny survey.
Paused - Surveyen har tidligere været sendt ud, men er senere blevet sat på pause og er derfor inaktiv.
Konfiguration af modtagere
Forsiden af din survey viser fanen Companies, som indeholder listen over de leverandører, der vil modtage surveyen, når den aktiveres.
For at ændre hvem der modtager surveyen, klik på den blå Receivers knap i øverste højre hjørne.
Som standard er surveyen sat til at blive sendt til alle upstream members.
Du kan deaktivere denne indstilling og i stedet vælge modtagere manuelt.
Når du vælger modtagere manuelt, kan du vælge mellem:
Active teams – virksomheder du er direkte forbundet med på platformen
Internal suppliers – virksomheder der kun findes internt i systemet (som du selv har oprettet)
Note: For at sende en survey via e-mail til en intern leverandør skal du først tilføje en kontaktperson til leverandøren fra Supply Chain-listen. Det er denne kontaktperson, der modtager survey-mailen.
Opbygning af dit survey
Tilføj sektioner
Øverst i din draft survey klikker du på Add Section for at oprette en ny sektion.
Når du opretter en sektion, kan du konfigurere følgende:
Title (mandatory) – navnet på sektionen
Description – en kort tekst, der vises for modtageren
Primary and secondary color – tilpas udseendet på sektionen. Du kan gemme farver som standard, så de nemt kan genbruges i andre sektioner.
Tilføj grupper og spørgsmål
Når en sektion er oprettet, skal du tilføje mindst én group i sektionen.
Grupper hjælper med at strukturere relaterede spørgsmål, og du kan tilføje så mange grupper pr. sektion, som du ønsker.
Når en group er oprettet, klik på Add Question for at begynde at oprette spørgsmål.
Spørgsmålstyper og konfiguration
Når du tilføjer et spørgsmål, åbnes et konfigurationspanel, hvor du kan vælge mellem forskellige indstillinger.
Svartyper
Yes/No - Et simpelt ja/nej-spørgsmål.
Number - Tillader modtageren at indtaste et tal. Dette kan begrænses til et bestemt interval (fx 0–200). Du kan også tilføje en enhed som kg eller km.
Text - Giver mulighed for fritekstsvar.
Select (Choices) - Giver mulighed for at definere flere svarmuligheder, som modtageren kan vælge mellem. Du kan også begrænse antallet af valg.
Percentage - Et decimaltal fra 0 til 100 %.
Yderligere indstillinger for spørgsmål
Mandatory/Optional - Angiv om spørgsmålet skal besvares, før surveyen kan indsendes.
File upload - Tillad eller kræv, at modtageren uploader en fil sammen med sit svar. Ved hjælp af tandhjulsikonet kan du konfigurere, hvilke svar der udløser et krav om filupload, og om hvert valgt svar kræver en separat fil.
Additional field configuration - Tilføj ekstra felter til en filupload, fx dato, tal eller tekst. Et certifikat kan eksempelvis have et tilknyttet felt til udløbsdato.
Satisfactory target score - Tildel positive eller negative point til svarmuligheder i Yes/No eller Select spørgsmål. - Dette gør det muligt at score leverandørernes svar, hvilket kan bruges til leverandørvurderinger eller andre evalueringsmetoder. Scores kan redigeres, selv efter en survey er blevet aktiveret og sendt. Scores er kun synlige for den bruger, der har oprettet surveyen – ikke for modtagerne.
Rich text formatting - Understøttes i spørgsmålsteksten. Du kan bruge fed, kursiv, understregning og indsætte links i teksten.
Under-spørgsmål
Yes/No og Select spørgsmål kan udløse under-spørgsmål afhængigt af modtagerens svar.
Når du konfigurerer et Yes/No eller Select spørgsmål, kan du vælge hvilke svar der skal udløse under-spørgsmål.
Når spørgsmålet er gemt, vises et + ikon i kolonnen Actions til højre for spørgsmålet.
Klik på ikonet for at tilføje og konfigurere et under-spørgsmål.
Under-spørgsmål konfigureres på samme måde som almindelige spørgsmål, men med én ekstra mulighed: du kan angive hvilket svar fra over-spørgsmålet der skal udløse under-spørgsmålet.
Det betyder, at et Select spørgsmål med flere svarmuligheder kan have forskellige under-spørgsmål knyttet til hver enkelt mulighed.
Landingsside
Øverst i surveyen kan du klikke på Landing Page for at konfigurere, hvad dine leverandører ser, når de åbner surveyen første gang.
Her kan du:
Skrive en generel beskrivelse af surveyen
Angive en deadline
Tilføje en kontaktperson fra din organisation
Tilpasse farver
Indsætte et billede og jeres virksomhedslogo
Bekræftelsestekst
Ved siden af Landing Page knappen finder du Confirmation Text.
Dette er et ekstra bekræftelsestrin, der vises, når en leverandør forsøger at indsende surveyen.
Modtageren skal læse og acceptere teksten, før surveyen kan indsendes.
Hvis feltet efterlades tomt, anvendes følgende standardtekst:
"By pressing submit you agree that the answers given on this survey are correct."
Forhåndsvisning af din survey
Mellem Receivers og Publish knapperne finder du Preview.
Her kan du se og afprøve surveyen præcis som dine leverandører vil opleve den. Det giver dig mulighed for at teste, at alt fungerer korrekt, inden du sender surveyen.
Note
Preview er kun tilgængelig, mens surveyen har status Draft. Når surveyen er aktiveret og publiceret, er preview ikke længere tilgængelig.
Publicering af surveyen
Når din survey er klar, klik på Publish for at aktivere den og sende den til de valgte modtagere.
Tilpasning af survey-mails
Du kan tilpasse den e-mail, der sendes til modtagerne, når en survey aktiveres.
Sådan gør du:
Klik på dit navn i nederste venstre hjørne i Prduct
Gå til My Organization
Naviger til fanen E-mails
Herfra kan du tilpasse både den generelle e-mailskabelon og specifikke e-mails samt deres indhold.
Du kan også indsætte dynamiske tekstfelter (fx virksomhedsnavn, survey-navn og deadline), så de korrekte oplysninger automatisk indsættes i e-mailen for hver survey. På den måde behøver du ikke manuelt at redigere e-mailen hver gang, du sender en survey.