Workspaces giver dig et fælles 'mellem'-rum til at samarbejde om data med en af dine leverandører eller kunder. I stedet for at sende data frem og tilbage arbejder du og din samarbejdspartner på de samme dokumenter i et rum, der ligger mellem begge organisationer — så du kan verificere, berige og afstemme data, før du henter den ind i din egen organisation.
Denne guide tager dig igennem, hvordan du opretter et workspace, inviterer en samarbejdspartner og arbejder med dokumenter, opgaver og data i det.
Tilgå Workspaces
Fra forsiden af Prduct skal du i menuen i venstre side gå til Collaboration → Workspaces.
I Workspaces-oversigten kan du:
Oprette et nyt workspace
Se dine Active workspaces
Se dine Pending workspaces — dem, du har inviteret en samarbejdspartner til, eller dem, du selv er blevet inviteret til
Opret et Workspace
Klik på Create Workspace for at starte. Oprettelsen af et workspace sker i tre trin.
Step 1 – Opsæt workspacet
Workspace name: Indtast et navn til workspacet.
Collaborator: Vælg den samarbejdspartner, du vil invitere — en af dine leverandører eller kunder, som du har til hensigt at dele data med.
Document type: Vælg den styrende dokumenttype for workspacet. Hvis du deler produkter, vælg Products; hvis du deler komponenter, vælg Components, osv.
Data model(s): Vælg den styrende data model. Du kan vælge mere end én.
Step 2 – Tilføj dokumenter
Tilføj de dokumenter, du vil arbejde med. Du kan se, om hvert dokument allerede er linket til den valgte samarbejdspartner.
Du kan også vælge dokumenter, der ikke er linket til en leverandør, eller som er linket til en anden leverandør.
Step 3 – Send invitationen
Klik på Create and Send for at sende invitationen til workspacet til den valgte samarbejdspartner. Du kan vedlægge en valgfri besked til dem.
Workspace overblikket
Når dit workspace er oprettet, kan du klikke på det for at åbne overblikket. Øverst finder du tre faner:
Documents – alle dokumenter i workspacet
Tasks – opgaver til at styre samarbejdet
Audit logs – en log over alt, hvad der sker i workspacet
Documents fanen
Fanen Documents viser alle dokumenter i dit workspace.
Tilføj dokumenter
Klik på den blå Add-knap for at:
Tilføje nye, tomme dokumenter, eller
Inkludere eksisterende dokumenter fra din organisation
Import og eksport
Øverst i sektionen finder du desuden to knapper:
Import CSV: Bulk-importér dokumenter, eller opdatér eksisterende via import. Det følger samme logik som import-funktionaliteten andre steder i systemet (produkter, komponenter osv.).
Export: Eksportér alle dine produkter, eller kun de valgte, til en Excel-fil med alle tilhørende data-attributter. Dette følger ligeledes samme logik som eksport andre steder i systemet.
Note: Når du opdaterer via import, skal du først lave en export af de eksisterende dokumenter i workspacet — den export vil indeholde et workspace-ID. Dette ID er nødvendigt for at angive relationen til, hvilke dokumenter der skal opdateres.
Massehandlinger
Når du vælger/markerer ét eller flere dokumenter, vises en Actions-knap. Herfra kan du:
Tilknytte data models til alle eller udvalgte produkter.
Tilføje supplementary attributes — selvstændige attributter, der ikke allerede indgår i de valgte data models.
Copy to organization — særligt relevant, hvis du er kunden, og din leverandør deler produkter, som du ikke allerede har. Du kan bede dem uploade eller oprette produkter i workspacet, arbejde med dataen sammen i dette fælles rum og verificere den, før du henter den ind i din egen organisation.
Fjerne produkter fra workspacet.
Note: Det er kun workspace-ejeren, der kan fjerne produkter eller slette workspacet.
Tasks fanen
På fanen Tasks kan du oprette opgaver til en kollega, dig selv eller din samarbejdspartner. En opgave kan f.eks. være at verificere oprindelseslandet på alle produkter, bekræfte de korrekte vægte eller opdatere certifikater. Tasks er en måde at styre samarbejdet på.
Audit Logs fanen
Fanen Audit logs viser alt, hvad der er sket i workspacet — ændrede data og attributter, opgaver med mere. Det er i bund og grund en log over al aktivitet i workspacet.
Arbejdet i det enkelte dokument
Når du klikker på et dokument, fyldes bjælken i højre side med data på det pågældende dokument og giver dig dokumentoverblikket. Du kan folde denne sektion ud for mere plads ved hjælp af pilen øverst, til venstre for dokumentets navn.
Et enkelt dokument har fire faner:
Data
Sync
Workflow
Tiers
Data:
Se alle attributter baseret på de valgte data models samt supplerende data-attributter. Du kan også tilføje supplerende data-attributter her.
Sync (synkronisering):
Forbind dokumentet med et eksisterende dokument i din egen organisation. Når de er forbundet, kan du mappe attributterne, så de matcher det eksisterende dokuments attributter, og synkronisere data i begge retninger:
Fra din organisation ind i workspacet, eller
Fra workspacet ind i din organisation
Note: Hvis du og din samarbejdspartner ændrer data på et dokument, vil ændringen ikke fremgå i din egen organisation, før du vælger at synkronisere den ind i dit eget dokument.
Workflow:
Opsæt workflows for, hvordan der skal arbejdes med dokumenterne — f.eks. at angive vægtdata, levere de nødvendige certifikater eller verificere certifikaternes udløbsdatoer.
Herfra kan de ønskede workflows konfigureres til at styre datasamarbejdet.
Tiers (Supplier Tiers):
Invitér en tier-samarbejdspartner ind i workspacet. Dette er især relevant for leverandøren / den part, der leverer data, som kan invitere en af deres egne leverandører — det næste tier i workspace-ejerens forsyningskæde — til at levere bestemte datafelter. Det skærer led ud af informationsstrømmen.
Hvis din leverandør f.eks. er i tvivl om oprindelseslandet, kan de invitere deres leverandør til kun at udfylde oprindelseslandet på de relevante dokumenter.
Fra workspace-ejerens perspektiv: Du kan ikke se, hvem tier-leverandøren var. I loggen fremgår det stadig, som om leverandøren leverede dataen.
Fra leverandørens perspektiv: De kan se, hvilke af de tier-leverandører, de inviterede, der leverede hvilke data.