Tip: Hvis dine leverandører har brug for hjælp til at udfylde linket, kan du sende dem denne guide og henvise til [email protected].
Du kan indhente data på alle dokumenttyper ved hjælp af enrichment links, direkte fra knappen Data request i øverste højre hjørne.
Bemærk: På Suppliers kan du kun indhente data fra den specifikke leverandørs data-side, og kun for den ene leverandør ad gangen — linket er beregnet til at blive udfyldt af én leverandør. På alle andre dokumenttyper kan du sende en data request for ét dokument eller for flere dokumenter på samme tid.
Sådan sender du en data request
Vælg de dokumenter, du vil indhente data på. Det kan du gøre på to måder:
Vælg dokumenterne direkte i Data request-pop-up'en, eller
Forudvælg dokumenterne på overview-siden, før du åbner pop-up'en.
Klik på Data request. Dette åbner data request-pop-up'en, hvor du kan bekræfte de dokumenter, du har valgt.
Du kan ikke vælge dokumenter, der allerede er en del af en igangværende enrichment-proces. Du skal enten annullere den igangværende proces eller vente på, at den er færdig, før du kan inkludere dokumentet i en ny request.
Hvis du vælger dokumenter fra forskellige leverandører, vil et banner gøre dig opmærksom på, at du er ved at indhente data fra flere leverandører — det hjælper dig med at undgå ved en fejl at inkludere dokumenter fra den forkerte leverandør i samme link.
Vælg hvilke attributter, der skal indhentes. Der er to måder at gøre det på:
Attribute preset – baseret på en data model og anvendt på alle valgte dokumenter samtidig.
Per-document settings – hvert dokument kan have sit eget sæt af attributter, der skal indhentes.
Bruger du et preset, kan du stadig redigere de valgte attributter bagefter — f.eks. fjerne en attribut fra data modellen, som ikke er relevant.
Du kan også bruge slideren til at vælge mellem at indhente alle attributter eller kun manglende attributter (baseret på data modellen) — så dokumenter, der allerede har data på en attribut, ikke bliver bedt om at udfylde den igen.
Sæt en deadline (valgfrit). Du kan lade den stå tom, og du kan altid forlænge en deadline senere.
Send linket. Du har tre muligheder:
Generate link – et link, du kan dele via enhver kommunikationskanal med leverandøren.
Send email – sender linket direkte via e-mail ud fra en tilpasselig e-mailskabelon i platformen.
Send as a task – sender linket som en task inde i platformen, hvilket kræver, at leverandøren er en aktiv bruger på platformen.
Sådan tjekker du status på en data request
Gå til fanen Data requests under Collaboration. Du kan bruge søgefeltet øverst til at finde en bestemt data request.
Her ser du alle de links, du har sendt ud, sammen med deres status.
Fold et link ud for at se status for hvert enkelt dokument i linket, hvilke attributter der er blevet anmodet om, og om der er udfyldt data for hver af dem.
Du kan annullere et link, forlænge deadline og kopiere linket fra de 3 prikker for enden af hver kolonne.
Sådan udfylder leverandører en data request
Når en leverandør udfylder et link i deres ende, kan de navigere frem og tilbage i det, gemme deres fremgang og vende tilbage til det senere, hvis de ikke har al data klar med det samme. Når de er færdige, klikker de på Complete link, hvilket sender dataen tilbage til de dokumenter, du har anmodet om den på.
Indhent relaterede dokumenter i samme link
Det er muligt at indhente data for relaterede dokumenter i samme link. Hvis du f.eks. indhenter data på et produkt, kan du også sætte det op, så du samtidig indhenter data på de relaterede komponenter i samme link.
Dette er en mere avanceret indstilling — vi anbefaler, at du beder om en guidet introduktion fra os, hvis dette bliver relevant for dig.
Attribute-regler for data requests
Når du sætter attributter op til indhentning, kan du også konfigurere attribute-regler, der styrer, hvordan leverandøren kan interagere med den enkelte attribut:
Editable – leverandøren kan udfylde eller ændre værdien.
Read only – leverandøren kan se værdien, men ikke ændre den. Det er nyttigt, hvis du f.eks. har inkluderet en attribut med instruktioner, som du ikke ønsker, at leverandøren kan redigere i.
Hidden – attributten vises slet ikke for leverandøren.
Requires approval – data, der indsendes for attributten, skal godkendes af dig, før den bliver anvendt på dokumentet.